Zarządzanie wiedzą w HR
W czasach kiedy jesteśmy bombardowani gigabajtami danych, dostajemy setki e-maili, prowadzimy kilka projektów jednocześnie, pracujemy w wirtualnych i rozproszonych zespołach, nie ma już ucieczki od konieczności wprowadzenia kultury organizacyjnej opartej na wiedzy. Od tego zależy produktywność, możliwość realizacji celów biznesowych i zaangażowanie pracowników. Jaką rolę w obszarze zarządzania wiedzą w firmie mogą odegrać zespoły HR?
Odpowiedź jest krótka. Kluczową! Zespoły HR już od kilku lat przechodzą transformację. Proces ten znacznie przyspieszyła pandemia, wzmacniając znaczenie tych struktur w organizacji. Jeszcze kilka lat temu, w obliczu kryzysu, dział HR był pierwszy w kolejce do redukcji kosztów. Dziś pokłada się w nim nadzieję, że przygotuje organizację do zupełnie nowych warunków pracy, w tym pracy zdalnej. Liderzy nastawieni na trwały wzrost i konsekwentne budowanie pozycji konkurencyjnej na rynku rozumieją, że pomimo postępu technologicznego, czynnik ludzki nie może zostać zaniedbany. Kluczowe staje się zapewnienie takich warunków pracy, które pozwolą na pełne wykorzystanie potencjału pracowników w obliczu sytuacji kryzysowych. Wdrożenie kultury zarządzania wiedzą w organizacji, wpisuje się w te potrzeby idealnie.
Wyzwania działu HR
Pandemia koronawirusa wprowadziła znaczne zmiany w organizacji pracy. Działy HR stanęły przed koniecznością wypracowania zupełnie nowych modeli prowadzenia rekrutacji, onboardingu, ewaluacji, teambuildingu.
Czytaj także -> Trendy 2021 w HR
Utrzymująca się sytuacja zagrożenia epidemiologicznego pokazuje, że nie są to zmiany doraźne, a trwałe. Skłania to do budowania scenariuszy strategii rozwoju działów HR, o co pokusiła się firma doradcza Deloitte. W swojej publikacji „RAPORT: Trendy HR 2021| Global Human Capital Trends 2021. Biznes odpowiedzialny, a zaburzony porządek świata: przejście od strategii przetrwania do strategii rozwoju.”, eksperci Deloitte prezentują 5 strategii, które mogą przełożyć się na trwały wzrost organizacji:
Wyzwania te pokazują, że działy HR mogą odegrać kluczową rolę we wdrożeniu zarządzania wiedzą w organizacji.
Czym jest zarządzanie wiedzą w organizacji?
Wiedza organizacji to nic innego jak wszelkiego rodzaju dokumenty, procedury, zasady dotyczące funkcjonowania firmy, prowadzenia negocjacji, organizacji szkoleń, onboardingu i innych procesów. Wiedza ta może być spisana, a może też występować pod postacią nigdzie nieutrwalonego know-how pracowników. Organizacje coraz częściej borykają się z wyzwaniem powiększających się zasobów wiedzy oraz ich rozproszeniem. Koncept zarządzania wiedzą sprowadza się do tego, aby know-how był scentralizowany, a przez to łatwo i szybko dostępny dla każdego.
Czytaj także -> Wiedza w organizacji - jak odpowiednio nią zarządzać?
Dlaczego jest to ważne? Wprowadzenie kultury organizacyjnej opartej na zarządzaniu wiedzą w firmie niesie za sobą wieloaspektowe korzyści zarówno dla przedsiębiorstwa, jak i pracowników.
Efektywne procesy
Wdrożenie strategii zarządzania wiedzą wpływa na poprawę efektywności organizacji. Umożliwienie pracownikom swobodnego dostępu do źródeł wiedzy, sprawia, że nie tracą czasu na wyszukiwanie informacji. Są więc w stanie wykonywać swoją pracę szybciej i lepiej (przy założeniu, że wiedza katalogowana jest rzetelnie, a organizacja dba o regularne aktualizacje). Poprawie ulega sprawność operacyjna firmy, co jest istotne pod kątem budowania pozycji konkurencyjnej i optymalizowania kosztów działalności.
Aspekt zarządzania wiedzą ma kluczowe znaczenie dla wszystkich działów organizacji, jednak na szczególną uwagę zasługuje dział obsługi klienta. Pracownicy zespołów customer service każdego dnia otrzymują dziesiątki, a nawet setki zapytań, które dotyczą różnych obszarów tematycznych. W tym przypadku, wprowadzenie strategii zarządzania wiedzą przekłada się również na zadowolenie klientów oraz budowanie lojalności.
Zaangażowani pracownicy
Zarządzanie wiedzą wpływa również na well-being pracowników. Stworzenie możliwości szybkiego i łatwego dostępu do informacji sprawia, że ich praca przestaje być nudna i żmudna. Czas, który zaoszczędzą na wyszukiwaniu danych, mogą przeznaczyć na realizację bardziej ambitnych zadań. Przekłada się to na wzrost zadowolenia oraz zaangażowania. Pracownicy mają większą motywację do działania oraz możliwość odkrycia swoich talentów, które mogą zostać wykorzystane w zupełnie nowych obszarach firmy.
Wydajne innowacje
Idąc dalej, strategiczne praktyki dotyczące zasobów ludzkich w powiązaniu ze zdolnością zarządzania wiedzą, mają pozytywny wpływ na wydajność innowacji. Według wniosków zaprezentowanych w badaniu „Strategic human resource practices and innovation performance — The mediating role of knowledge management capacity”, organizacje, które skutecznie zarządzają wiedzą i potencjałem drzemiącym w indywidualnych talentach, są w stanie generować większą wartość i osiągać przewagi konkurencyjne. Wnioski z badania wskazują na ścisłe powiązanie innowacyjności ze zdolnością do wykorzystywania posiadanych zasobów wiedzy. Mając na uwadze te zależności, autorzy cytowanego raportu zwracają uwagę na potrzebę aktywnego zarządzania kapitałem ludzkim firmy przez działy HR w celu stymulowania zdolności do pozyskiwania, utrwalania i dzielenia się wiedzą.
Zarządzanie wiedzą w organizacji: rola HR
Dział HR, ze względu na zakres swojej działalności, ma ogromny potencjał, aby odegrać czynną rolę w procesie budowy kultury opartej na wiedzy. Tym bardziej, iż w ostatnim czasie znaczenie i wiarygodność funkcji HR w organizacji znacząco wzrosły. W szczególności, działania HR powinny skupić się na następujących poziomach:
- wprowadzenie strategii w zakresie zarządzania wiedzą, która powinna być skorelowana ze strategią rozwoju firmy; obszar zarządzania wiedzą powinien stanowić jeden z kluczowych filarów kultury organizacyjnej ogłoszonej i promowanej przez zarząd firmy
- uświadamianie potrzeby realizacji strategii zarządzania wiedzą poprzez odpowiednią komunikację oraz wewnętrzne szkolenia
- wyposażenie pracowników w odpowiednie narzędzia, w tym nowoczesne technologie umożliwiające zarządzanie rozproszonymi źródłami wiedzy w organizacji.
Obszary te są ze sobą ściśle powiązane i nie mogą być realizowane w oderwaniu od siebie. Dlaczego? Wprowadzenie rozwiązań technologicznych nie zda się na nic, jeśli pracownicy nie będą świadomi potrzeby ich stosowania oraz korzyści, jakie mogą się z nimi wiązać. Aby to się stało, kluczowe jest nadanie obszarowi zarządzania wiedzą znaczenia strategicznego oraz równoległe podejmowanie działań, które mogą likwidować bariery i zmniejszać opór pracowników przed zmianą. Należą do nich promowanie współpracy, otwarta komunikacja, szkolenia, docenianie pracowników, czyli takie działania, na które dział HR ma istotny wpływ.
Zarządzanie wiedzą, a wyzwania HR
Wiedząc czym jest zarządzanie wiedzą oraz mając świadomość wieloaspektowych korzyści dla organizacji i pracowników, możemy zauważyć, w jaki sposób obszar ten wpisuje się w najnowsze wyzwania działów HR, które zostały podsumowane w cytowanym powyżej raporcie Deloitte. I tak, odnosząc się do poszczególnych trendów:
- Troska o well-being pracowników -> wdrożenie strategii i narzędzi umożliwiających zarządzanie wiedzą sprawia, że pracownikom pracuje się szybciej i lepiej, dzięki czemu są w stanie wywiązywać się ze swoich KPI i realizować cele organizacji
- Uwolnienie potencjału -> rozwiązania w zakresie zarządzania wiedzą sprawiają, że pracownicy oszczędzają czas, który mogą spożytkować na realizację bardziej ambitnych i rozwojowych zadań
- Wdrażanie modelu pracy opartego na współpracy ludzi i technologii -> implementacja nowoczesnych technologii, które pozwalają skrócić czas wyszukiwania danych (np. BOTWISE), odciąża pracowników; technologia w tym przypadku stanowi nie zagrożenie, a wsparcie dla człowieka
- Poszukiwanie rozwiązań zarządzania talentami -> wsparcie działań człowieka rozwiązaniami technologicznymi w wykonywaniu powtarzalnych czynności, pozwala na odkrywanie potencjału w obszarach spoza podstawowego zakresu obowiązków
- Przeprojektowanie modelu pracy -> w tym przypadku również chodzi o wprowadzenie nowoczesnych rozwiązań odciążających pracę człowieka, ale i szeregu inicjatyw z zakresu dzielenia się wiedzą (np. wydarzenia mające na celu omówienie lessons learned czy case studies, wprowadzenie wewnętrznego newslettera), które mogą wpłynąć na usprawnienie komunikacji, w szczególności w przypadku pracy w ramach rozproszonych i wirtualnych zespołów.
Podsumowując, wdrożenie w organizacji zarządzania wiedzą może stanowić narzędzie do realizacji wyzwań, jakie stawiane są obecnie przed działami HR, w tym przeprojektować organizacje na kurs trwałego wzrostu, usprawnić procesy i zwiększyć zaangażowanie pracowników.