Sztuczna inteligencja w HR – transformacja procesów od rekrutacji po employee experience

Badania przeprowadzone przez Oracle i Future Workplace w 2019 roku wśród ponad 8 tys. liderów HR, menedżerów ds. rekrutacji i innych pracowników wykazały, że już 50 proc. z nich korzysta z jakiejś formy sztucznej inteligencji w pracy, w porównaniu z 32 proc. w 2018 r.

Czasy, kiedy włączanie narzędzi wykorzystujących sztuczną inteligencję (SI) do codziennej pracy organizacji budziło podziw, powoli odchodzą w zapomnienie. Dziś niemal każda branża wykorzystuje SI do uproszczenia swoich procesów i staje się to wręcz oczekiwanym rozwiązaniem dla firm, które nie chcą zostać w tyle. Nie inaczej sprawy mają się w branży HR.

Od rekrutera do „superstanowiska”

Przeglądanie CV, wstępna weryfikacja kandydatów i planowanie rozmów kwalifikacyjnych zajmuje mnóstwo czasu, zwłaszcza kiedy na jedno stanowisko zgłasza się kilkaset osób. Co więcej, wykonywanie tych powtarzalnych czynności nie tylko zmniejsza produktywność specjalistów HR, ale także powoduje frustrację związaną z brakiem kreatywności i rozwoju w codziennej pracy. A dziś już wiemy, że pracownikom nie wystarczy bycie trybikiem w maszynie i otrzymywanie wynagrodzenia – chcą czuć, że ich praca ma sens, pragną się rozwijać i być doceniani.

Sztuczna inteligencja jest także w stanie usprawnić proces wyszukiwania kandydatów na dane stanowisko, co jest jednym z najbardziej czasochłonnych działań zespołów HR. Jednak maszyna nie jest jednak w stanie dostrzec w kandydatach tego, co człowiek, dlatego specjaliści HR nie muszą się raczej martwić o utratę pracy. Obecnie coraz więcej mówi się o „superstanowiskach” i „superzespołach”, które łączą najlepsze umiejętności i potencjał ludzki z możliwościami nowych technologii. Dzięki narzędziom sztucznej inteligencji zajmujących się wstępnym pozyskiwaniem, sprawdzaniem i dopasowywaniem umiejętności, rekruterzy mogą skierować swoją energię na przekształcenie odpowiednich kandydatów w pracowników i tworzeniu skutecznych strategii, które pozwolą firmie odnieść sukces.

Inteligentny bot to lepsze employee experience na każdym etapie

Jednak proces rekrutacji to nie jedyny obszar, w jakim zespoły HR mogą liczyć na wsparcie SI. Narzędzia takie jak inteligentne chatboty czy wirtualni asystenci mogą pomóc w przyjaznym i efektywnym onboardingu, ułatwiać komunikację w zespole i wspomagać pracowników w codziennej pracy.

Co więcej, dane dostarczone przez SI pozwolą na analizę jakości pracy i szybsze identyfikowanie problemów, z jakimi na co dzień mierzą się pracownicy. Dzięki SI możliwe będzie także tworzenie rekomendacji dotyczących szkoleń i coachingu odpowiednich dla danych pracowników i podejmowanie lepszych decyzji w kierunku maksymalizacji efektywności przedsiębiorstwa.

Każdy z nas zaczął kiedyś pracę w nowym miejscu. I nawet najbardziej wykwalifikowany specjalista musi się wdrożyć i odnaleźć w organizacji i zadać wiele pytań. Źle przeprowadzony onboarding i brak dostępu do informacji może w znaczącym stopniu wpłynąć na zadowolenie z pracy i efektywność nowego pracownika, a także przyspieszyć wypalenie zawodowe. Z badań przeprowadzonych przez Instytut Gallupa wynika, że tylko 60% zatrudnionych dobrze rozumie oczekiwania swojego szefa, podczas gdy pracownicy, którzy mają stały dostęp do niezbędnych informacji, są o 70% mniej narażeni na wypalenie (State of the American Workplace, 2017).

Tymczasem aż 40% nowozatrudnionych twierdzi, że otrzymanie odpowiedzi od działu HR na ich pytania trwało zbyt długo (Digitate, 2018). Nie ma się co dziwić – specjaliści HR pracują z ogromną ilością skomplikowanych i wrażliwych danych, muszą szybko reagować na dynamicznie zmieniające się przepisy prawa. Dodajmy do tego niepewne realia w dobie pandemii koronawirusa i więcej niż kiedykolwiek osób na pracy zdalnej – efektywne zarządzanie wiedzą i kapitałem ludzkim bez wsparcia odpowiednich narzędzi staje się wręcz niemożliwe. Na szczęście sztuczna inteligencja może znacząco ułatwić pracę działu kadr i na tym polu.

Jednym z dostępnych także na naszym rodzimym rynku rozwiązań są tzw. knowledge boty, które są w stanie odpowiedzieć m.in. na rutynowe pytania zwykle kierowane do działu HR, dotyczące np. zasad organizacji, dni urlopowych, czy świadczeń pracowniczych, a także – korzystając z rozproszonych zasobów wiedzy w organizacji – błyskawicznie wyszukać informacje, które są potrzebne do pracy. Efekt? Odciążenie przełożonych i minimalizacja stresu dla pracownika, który nie musi czuć się niekomfortowo, zadając kolejne pytania.

Wdrożenie inteligentnych rozwiązań nie musi być skomplikowane

Dlaczego zatem kadry zarządzające w większych organizacjach nie decydują się na wprowadzenie rozwiązań takich, jak wspomniany wyżej bot, choć oszczędziłoby to tak wiele czasu pracownikom i przyniosłoby wymierne korzyści dla przedsiębiorstwa?

*– Z naszych doświadczeń i obserwacji wynika, że jednym z głównych powodów,
dlaczego organizacje nie wprowadzają tego typu rozwiązań jest przeświadczenie, że wymaga to bardzo dużego nakładu pracy i specjalistycznej wiedzy – opowiada Janek Nowak, jeden z twórców platformy BOTWISE.io
–Wdrożenie takich narzędzi kojarzy się ze skomplikowanym procesem i sporym nakładem pracy w początkowym okresie, a później z utrzymaniem, choć w rzeczywistości nie zawsze jest to zgodne z prawdą – dodaje.

W przypadku niektórych rozwiązań wykorzystujących SI do zarządzania wiedzą wystarczy zgromadzić dokumenty, pomocne strony i inne nieustrukturyzowane źródła wiedzy organizacji, a inteligentny bot zajmie się resztą. Jak to działa? Pracownik w jednym oknie wpisuje pytanie, a sztuczna inteligencja błyskawicznie przekopuje się przez firmowe zasoby i zwraca fragment — lub kilka — dokumentu z odpowiednim przepisem prawa czy odpowiedzią.

Jak zacząć? Jakie narzędzia wybrać? Ile to kosztuje?

Z pewnością nie trzeba od razu rzucać się na głęboką wodę i przeprowadzać totalnej rewolucji w firmie. Najlepiej zwrócić się do specjalistów, którzy po wywiadzie na temat codziennego funkcjonowania i procesów w organizacji podpowiedzą, jakie rozwiązanie najlepiej się sprawdzi, co będzie najbardziej efektywne kosztowo.

Firmy takie jak BOTWISE.io oferują także darmowe demo, które pomoże rozwiać wątpliwości. Już niebawem knowledge bot może stać się niezastąpionym pomocnikiem w Twojej firmie, który do tego nie potrzebuje biurka, urlopu i może służyć wsparciem 24 godziny na dobę. Nie obrazi się też, kiedy zapytasz dwa razy o to samo, a prawdopodobnie odpowie jeszcze lepiej niż za pierwszym razem.