Boty w HR – jak AI pomaga w rekrutacji i onboardingu

Działy HR przechodzą przyspieszoną rewolucję. Zmiany w procesach rekrutacji zaczęły się już wcześniej, jednak pandemia wymusiła weryfikację podejścia choćby do onboardingu czy dbania o pozytywne doświadczenia pracowników na co dzień. Jaką rolę odgrywa w tych procesach sztuczna inteligencja?

Wyobrażenie działu HR z panią kadrową, do której można przyjść, napić się kawy i wypełnić papierkową robotę to już pieśń przeszłości. Przede wszystkim dlatego, że obszar HR znacznie zwiększył swój zakres działania oraz zajmuje znacznie ważniejsze miejsce w firmie. Jeśli spojrzymy na struktury zarządów, coraz częściej znajdziemy w nich członka zarządu z funkcją HR Partner. Do zadań takich osób należy koordynowanie tzw. HR-ów miękkich i twardych. Znaczy to dużo więcej niż udzielanie bieżących informacji na temat statusu urlopu i załatwianie bieżących formalności.

Czytaj też -> Jak HR wspiera biznes?

Wyzwania działów HR

Rosnące znaczenie działów HR w firmie jest pochodną sytuacji na rynku pracy. Częściej spotykamy coraz bardziej świadomych pracowników, którzy nie chcą być anonimowym trybikiem w wielkiej machinie. Finanse przestają być jedynym motywatorem. Pracownicy chcą czuć się częścią społeczności, widzieć sens swojej pracy, rozwijać się. A co jeśli tego nie otrzymują? Cóż... Otwartość na zmianę zatrudnienia jest obecnie większa niż kiedykolwiek. Przez to działy HR mierzą się z dużą rotacją, która potrafi być bardzo kosztowna dla firmy.

Nie lada wyzwaniem okazała się pandemia i przejście na pracę zdalną. Aby minimalizować finansowe skutki, organizacje zmuszone zostały do wypracowania nowych sposobów komunikacji wewnętrznej z pracownikami, rekrutacji kandydatów i przygotowania ich do realizacji zadań, organizacji sposobu pracy i dostępu do niezbędnych zasobów wiedzy.

Czytaj też -> Trendy 2021 w HR

Wyzwania te powodują, że działy HR są bardziej niż kiedykolwiek otwarte na poszukiwanie najbardziej skutecznych rozwiązań i technologii, które pozwolą nie tylko wybrać właściwych kandydatów w procesie rekrutacji, ale utrzymać pracowników w firmie. Pozytywnym efektem pandemii jest to, że przyspieszyła ona zmiany w zakresie automatyzacji niektórych procesów, co w innym przypadku trwałoby miesiącami.

Technologie w służbie HR

Podobnie jak w innych obszarach, tak i dla branży HR, technologie oparte na sztucznej inteligencji (np. boty, chatboty) stają się zbawienne. Poniżej prezentujemy procesy, w których wdrożenie automatyzacji staje się najbardziej popularne i przynosi największe korzyści.

Proces rekrutacji

Coraz więcej firm korzysta ze sztucznej inteligencji, aby usprawnić procesy rekrutacji. Z pomocą przychodzą głównie boty. Celem jest przede wszystkim lepsza identyfikacja kandydatów (przeszukiwanie dokumentów aplikacyjnych pod kątem słów kluczy) oraz oszczędność czasu rekruterów.

Wykorzystanie sztucznej inteligencji do wyszukiwania talentów sprawia, że kandydaci aplikują w dogodnym dla siebie terminie, a chatbot rekrutacyjny przeprowadza wstępny proces selekcji. Chatbot odpowiada też na ewentualne pytania czy wątpliwości kandydatów na etapie rekrutacji.

W efekcie poprawie ulegają doświadczenia aplikujących, a pracownicy HR zyskują możliwość skupienia uwagi na realizacji bardziej ambitnych czynności. To z kolei przekłada się na większą produktywność zespołów, oszczędność czasu i niższe koszty zatrudnienia.

Przykładem bota rekrutacyjnego w Polsce jest Emplobot. Narzędzie to stawia sobie za cel wygodne zarządzanie rekrutacjami i kandydatami oraz zwiększenie liczby kandydatów aplikujących w odpowiedzi na daną ofertę pracy. Emplobot wspiera dział HR poprzez skanowanie ogłoszeń w internecie oraz prowadzenie rozmowy poprzez Messengera w poszukiwaniu kandydatów.

Onboarding

Na zaangażowanie pracowników w pracę oraz podjęcie decyzji o pozostaniu w firmie wpływa jakość procesu onboardingu. Niestety wciąż na tym polu pracodawcy mają spore pole do popisu. Główne niedociągnięcia związane są z poświęcaniem zbyt małej ilości czasu na wdrożenie kandydata. Chatboty wpisują się w tą potrzebę idealnie.

Wykorzystanie sztucznej inteligencji w onboardingu może znacznie podnieść efektywność tego procesu, a przy tym zwiększyć pierwsze pozytywne doświadczenia kandydatów i przełożyć się na podjęcie decyzji o pozostaniu w organizacji. Oto w jaki sposób chatboty mogą wesprzeć onboarding, ograniczając konieczność kontaktu ze strony specjalistów HR:

• przeprowadzenie pracownika przez niezbędne procesy wdrożeniowe
• zebranie danych i odpowiedzi na pytania do kwestionariuszy osobowych, zapisania się na ubezpieczenie
• zapoznanie z polityką i kulturą firmy, obowiązującymi wartościami i zasadami pracy
• prowadzenie rozmowy z kandydatem (zadawanie pytań, które pozwolą szybciej wdrożyć się w nowe środowisko)
• ułatwienie dla nowych użytkowników w dostępie do zasobów wiedzy w organizacji, w tym systemu, baz danych, dokumentów i innych źródeł informacji, które mogą być pomocne w pracy.

Firmy chcące skorzystać z botów wspierających onboarding mogą pokusić się o rozwiązania szyte na miarę lub sięgnąć po gotowe narzędzia. Mogą one okazać się szczególnie pomocne w obecnych warunkach, kiedy bardzo dużo osób pracuje zdalnie lub hybrydowo, a przeprowadzenie onboardingu urasta do nie lada wyzwania.

Wsparcie komunikacji wewnętrznej

ChiefOnboarding to przykład aplikacji wdrożonej za pośrednictwem Slacka. Jej zadaniem jest usprawnienie procesu onboardingu poprzez odpowiednią komunikację kierowaną do nowych pracowników. Chatbot wita personel zgodnie z kulturą organizacji, informuje o misji, przekazuje dane na temat niezbędnych formalności i czynności do wykonania. Zastosowanie takiego narzędzia jest szczególnie korzystne w okresie pandemii, kiedy proces wdrożenia odbywa się zdalnie. Poprzez automatyzację pozwala uniknąć luk w komunikacji, wpływając jednocześnie na większą efektywność procesu oraz lepsze doświadczenia, zaangażowanie, samopoczucie pracowników.

Dostęp do danych

BOTWISE jest przykładem aplikacji, która pozwala na zaoszczędzenie czasu, który traci się na wyszukiwanie informacji. Pozwala zintegrować istniejące bazy danych w organizacji (zarówno te dostępne elektronicznie, jak i analogowo) oraz wyszukiwać informacje przez jedno okno bota. Wyobraź sobie, że jesteś nowych pracownikiem i toniesz w ilości nowych informacji. Chcesz zadać pytanie koledze, ale widzisz, że jest zajęty, no i przecież już o to pytałeś... Dzięki BOTWISE takie sytuacje to przeszłość. Wystarczy zadać pytanie w języku naturalnym, a bot zasilany sztuczną inteligencją wyszuka wymagane informacje. Wykorzystanie narzędzia wpłynie na efektywność, ułatwi dostęp do danych oraz wpłynie na lepsze samopoczucie w pracy.

Kwalifikacje pracowników

Wartość pozytywnego doświadczenia pracowników w utrzymaniu przewagi konkurencyjnej jest coraz bardziej doceniana. Wartość ta jest kreowana m.in. przez możliwość podnoszenia kwalifikacji i stworzenia warunków do rozwoju. Kiedyś pierwszym odruchem w starciu z kryzysem było ucinanie wszelkich funduszy na szkolenia. Obecnie organizacje są zdeterminowane, aby szukać innych rozwiązań. Zdają sobie sprawę, że brak podnoszenia kwalifikacji pracowników będzie przekładać się na spadek jakości wykonywanych zadań, zaangażowania, poszukiwanie przez nich lepszego miejsca zatrudnienia.

Duże zmiany w tym zakresie przyniosła pandemia. Okazało się, że nie tylko możesz pracować zdalnie, ale możesz się też szkolić zdalnie. Przeniesienie szkoleń do świata wirtualnego jest korzystne dla pracowników – szkolenia pozostają w benefitach, można z nich korzystać w dogodnym czasie, jak również pracodawców – nie muszą ograniczać szkoleń, gdyż ich koszty są dużo niższe, potrzeby pracowników są zaspokajane.

Wirtualny trener

Chatboty mogą projektować, wpływać na rozwój kompetencji pracowników, oferować wysoce spersonalizowane szkolenia. Wirtualni trenerzy, oparci na sztucznej inteligencji, analizują efektywność pracowników, identyfikują potrzeby szkoleniowe, sugerują jakie kompetencje powinny zostać wzmocnione. Chatboty takie wspierają także potrzeby pracowników w czasie rzeczywistym. Jeśli pracownicy napotkają na problem lub mają wątpliwości co do wykonywanych zadań, mogą skontaktować się z wirtualnym trenerem (np. wysłać SMS), a w odpowiedzi otrzymają polecenia konkretnych materiałów szkoleniowych. Rozwiązanie wirtualnego trenera sprawia, że pracownicy mogą być prowadzeni przez szkolenia bez zaangażowania personelu HR.

Boty w HR – korzyści

Według Gartnera, organizacje inwestujące w doświadczenie pracowników osiągną 10% poprawę wyników zaangażowania pracowników do 2022 r. Co więcej, badania dostępne w internecie wskazują, że chatboty HR mogą wpłynąć w tym terminie na wygenerowanie oszczędności na poziomie ponad 8 mld USD. Dane te pokazują, że korzyści mogą znacznie przewyższyć koszty wprowadzenia rozwiązań bazujących na sztucznej inteligencji. Należy do nich również:

• oszczędność czasu poprzez automatyzację powtarzalnych czynności
• ułatwienie wdrożenia pracownikom oraz pomoc w szybkim dostępie do informacji
• dostępność procesów HR 24h na dobę 7 dni w tygodniu, co sprawdza się idealnie w modelu pracy zdalnej (pracownik ma możliwość załatwienia sprawy w dogodnym terminie, a nie w godzinach pracy działu HR).

Inny, nie mniej ważny wymiar wykorzystania botów w HR to employer branding, czyli budowanie marki pracodawcy. Wykorzystanie nowoczesnych technologii w procesie rekrutacji, onboardingu czy podnoszeniu kwalifikacji może skutecznie wyróżnić firmę na tle konkurencji. Pozwala zaprezentować pracodawcę jako organizację nastawioną na kreowanie pozytywnych doświadczeń pracowników oraz stosowanie spójnej komunikacji wewnętrznej.